Ces prestations vont de l’étude de restructuration des services administratifs, à l’implantation des nouveaux locaux (établissement des plans des bureaux et activités de soutien), jusqu’à la phase physique de transfert de mobiliers, archives, etc., des anciens locaux ou bâtiments vers les nouveaux.

Plan d'implantation des bureaux et locaux techniques d'une activité tertiaire

Des équipes pluridisciplinaires

TRANSIDIS intègre fréquemment à ses équipes de déménageurs des corps de métiers spécialisés tels que des électriciens, des informaticiens, des maçons, etc… afin de réimplanter parfaitement les matériels informatiques et les systèmes d’information et de gestion opérationnels et d’effectuer les derniers travaux d’infrastructure nécessaires.

Eviter de perturber l’activité

Si les travaux préparatoires sur le nouveau site sont effectués en semaine à des horaires normaux, pour minimiser les coûts, les prestations de transfert elles-mêmes se déroulement généralement en fin de semaine (du vendredi au dimanche) pour éviter aux clients de TRANSIDIS d’être perturbés par le déménagement. Les équipes de TRANSIDIS et de ses partenaires sont ainsi dimensionnées pour transférer un maximum de 500 personnels administratifs par fin de semaine (3 jours sur 2 x 7 h).

Transferts de laboratoires

TRANSIDIS peut également réaliser des transferts d’activités mi tertiaires - mi industrielles de types Laboratoires pharmaceutiques ou cosmétologiques. La méthodologie employée est un « mixte » des projets de transferts d’activités industrielles et de transfert de services administratifs. Les compétences métiers intégrées dans les équipes sont plus importantes, notamment les équipements spéciaux d’analyse ou de production sont le plus souvent transférés par les constructeurs de ces matériels. Des précautions spécifiques doivent également être mises en œuvre selon les produits manipulés et transférés. Les délais d’études et de préparation de ce type transfert sont par expérience beaucoup plus long, d’un facteur supérieur à 3.

Autres prestations possibles lors d’un transfert d’activités tertiaires

TRANSIDIS propose également les prestations suivantes lors d’un transfert d’activités tertiaires :
 Travaux de remise en état des locaux d’arrivée et de départ (cas d’une rénovation de bâtiments existants)
 Travaux complémentaires de cloisonnement de bureau
 Travaux électriques (connexion des matériels informatiques et appareils divers)
 Gestion de la première arrivée des personnels du Client sur le nouveau site (mise à disposition d’hôtesses, gestion en amont de la distribution des nouveaux badges d’accès aux locaux, à la cantine, au parking en sous-sol, information)
 Communication auprès du personnel (création d’un site intranet plusieurs mois à l’avance).

Transfert d’activités tertiaires en images

Les photos suivantes résument le déroulement d’un transfert d’une activité tertiaire de services informatiques. Matériels transférés : mobiliers, archives, serveurs informatiques.

Protection des locaux (hall d'entrée, mur, couloir, open space, ascenseurs)

Mise en place d'un mur pour sécurisation d'une salle forte après transfert de coffres forts

Travaux préparatoires en sous-sol (transfert des matériels de stockage des locaux d'archives d'origine)

Mise en place pour l'équipe des déménageurs des plans guide d'implantation des mobiliers dans chaque bureau ou surface « d'open space », et de la liste des personnels futurs occupants des locaux

Pré-câblage informatique des bureaux et salles informatiques en attente de branchement lors du transfert

Mise en place des serveurs informatiques, nouvelles baies, câblages, contrôles et tests sur le nouveau site après repérages et dé-câblage sur le site de départ.

Arrivée des archives dormantes mises en magasins temporaires dans rolls dans les locaux de départ et laissées en rolls avant remontage des casiers mobiles de stockage, donc toujours accessibles et disponibles

Arrivée, de nuit, des premiers camions de déménagement

Contrôle des « cartons » et mobiliers avant et après transfert dans les étages

Remontage des mobiliers dans les bureaux d'arrivée

Contrôle de la mise en place nominative des mobiliers

Pré-positionnement des cartons avant l'arrivée des étagères existantes

Gestion spécifique de la distribution et de la mise en place d'une centaine de nouveaux écrans plats

Evacuation des cartons d'emballage après déballage

Arrivée des archives actives en rolls sécurisés

Contrôle du positionnement des archives dans les meubles de rangement

Nouveaux magasins d'archives actives mis en place et opérationnels à chaque étage

Configuration finale de bureaux types

Rangement des documents personnels à faire par les Clients

Les équipes de Transidis et de ses partenaires à la fin du transfert, au petit matin du dernier jour avant de retirer les protections au sol